Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 7/5-2015

Deltagere: Thomas, Ismar, Tommy, Nils, Kirsten, Vivian, Mikkel, Linda,

Ikke tilstede: Hanne

 Dato: 7/5-2015

 

Punkt på dagsorden Beslutningsreferat Ansvarlig og deadline
1. Godkendelse af referat fra sidste møde Vivian samler op og sender rundt til godkendelse, så det kan lægges på hjemmesiden 11/5-2015

Alle gennemlæser og kommenterer referat fra ekstraordinær generalforsamling.

 

 Vivian
2. Udpegning af referent for dagens møde Vivian.

 

  
3. Udvalgsorganiseringen Bestyrelsen vil fortsætte og styrke udvalgsarbejdet for at opnå:

·         Klar ansvarsdeling og god fordeling af opgaver

·         Nærhedsprincip: alle medlemsgrupper er repræsenteret i udvalgene og kan derigennem bidrage til og påvirke klubbens drift og udvikling

 

Alle udvalg skal bidrage til 3 overordnede målsætninger:

1)      “TCO er en veldrevet klub og en professionel samarbejdspartner”

2)      “Økonomien skal genoprettes”

3)      “TCO er baseret på den danske foreningskultur med engagerede medlemmer og højt sportsligt niveau

 

Hvert udvalg har en primær kontakt, som koordinerer udvalgets opgaver og aktiviteter (markeret med fed nedenfor)

 

Forretningsudvalgsudvalg: Thomas, Tommy, Vivian

Kommunikation: Vivian, Kirsten

HR: Kirsten, Tommy, Thomas

Økonomi & administration: Tommy, Thomas

Anlæg og klubhus: Nils, Linda

Junior: Kirsten & Mikkel, Vivian

Senior/motionist: Linda & Nils

55+: Nils, Linda

Talent og Elite: Mikkel, Thomas

(Udvalg ved at blive defineret Turnering Event?: Thomas, Ismar

(ITF, TCO cup elite)

 

Juniorudvalget er godt i gang med arbejdet.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

Thomas opretter udvalgsspecifikke postkasser som knyttes til hver ansvarligs mailadresse. Deadline 14/5-2015
4. Fordeling af ansvarsområder og opgaver Vivian laver et oplæg til fordeling af ansvarsområder og opgaver, som alle godkender.

 

Rollen ‘bookinganvarlig’ skal defineres som en koordinerende funktion i forretningsudvalget.

 

 Vivian laver oplæg og sender rundt inden 14/5.
5. Økonomisk genopretning ·                 Kontingenter og træningsopkrævning (Nils printer lister hver mandag og distribuerer videre til trænerne, så vi sikrer at vi får styr på opkrævningen)

·                 Der skal laves sedler som kan uddeles til de børn hvis forældre har glemt at betale kontingent/træningsafgift.

·                 Sponsorater: Tommy indkalder til arbejdsmøde vedr. både booking og sponsorater.

·                 Rekruttering og fastholdelse af medlemmer (udvalgene fortsætter igangværende aktiviteter og kommer med oplæg til nye der sikrer dette.

·                 International U10 turnering (Ismar og Thomas laver et udkast til hvordan det ville hvor og hvornår kunne forløbe, men vi kunne godt tænke os det i forholdt til klubbens økonomi og image)

·                 Styring af udgifter. Tommy og Thomas kommer med et oplæg til hvordan udvalgene hver især kan få budgetter.

·                 Analyse af den økonomiske situation. Tommy laver et styringsbudget.

 

 

 

 Nils. Deadline 11/5

 

 

 

Nils og Vivian

 

 

Tommy. Deadline 11/5.

 

Thomas, Kirsten, Linda, Nils, Mikkel. ASAP

 

 

 

Thomas og Ismar vender tilbage med deadline

 

 

Tommy. Deadline?

 

 

 

 
6. Elitespillere der stopper En del fra Gruppe B (U14) , C (10-12) og D (U10) keder sig og er ikke så motiverede . Der kan være mange årsager til dette. For meget træning? For lidt socialt? For få sejre.

 

Der skal nedsættes en gruppe på tværs af de relevante udvalg, som med input fra de berørte spillere laver forslag til relevante aktiviteter/ture. Lav et årshjul med opslag til ture. (2 x Fyns Mesterskab, 2 x Ungdomsmesterskab, tur til Sverige, tenniscamp med overnatning (Kirsten, Nils, Mikkel).

 Kirsten, Mikkel, Nils.
7. Træneraflønning HR udvalget laver oplæg. Vi skal have udarbejdet en standardkontrakt med en ramme som sikrer, at kontrakterne ikke skal ændres hver gang trænerne går op eller ned i timeantal.

 

 Kirsten. ASAP.
8. Fast booking af tider Bestyrelsen har fået en henvendelse omkring fast booking af tider. Beslutningen er at vi generelt ikke tillader fast booking af tider. Kun medlemmer som har gjort en helt særlig indsats for klubben kan belønnes med en fast tid.

 

 Kirsten besvarer henvendelsen.
9. Evt. ·           Wannasports.dk har henvendt sig med app der kan integreres til bookingsystem og bruges til at udleje ledige baner til ikke-medlemmer mod betaling

 

·           TCO skal ’eje’ sine kommunikationskanaler

 

·           Vi skal have sendt en tak til Fruens Bøge som tak for at vi fik lov at låne anlægget til TCO Cup (Thomas)

 

·           Vi skal have et festudvalg (sommerfest

 

·           Vi skal have en oversigt over hvilke medlemmer vi har i hvilke udvalg

 

·           Sportdirekt/Wilson tre-partsaftale skal tages op i forretningsudvalget

 

·           Der skal bestilles tøj til 1. Og 2. Holdet. Nils gør det direkte via Sportdirekt og håber vi kan få det ind i sponsoraftalen.

 

·           Kommende arrangementer: grillaftener sidste fredag i måneden.”Mød den nye bestyrelse”-arrangement i forbindelse med grillaften 29/5.

 

·           Bestyrelsen vil opfordre trænerne til at tage så mange trænerkurser som muligt

 

·           Ide: lave en ”kuvøseafdeling” til helt nystartede spillere. Kan aflønnes med godtgørelse til trænere.

 

·           Send en tak til arrangørerne af tennissportens dag, som gav 25 nye medlemmer.

 Tommy inviterer til møde.

 

 

 

Thomas

 

 

Thomas

 

 

 

Linda?

 

 

Nils og Kirsten. Deadline 12/5-2014

 

Tommy

 

 

 

Nils

 

 

 

 

 

 

 

Mikkel

 

Nils laver oplæg?

 
10. Næste møde Tommy sender doodle med mulige tidspunkter Tommy

Referent: Vivian Lindberg